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Code : SA13 Ce séminaire intéresse tout (es) assistant (es) ou secrétaires de direction confirmés (es) et ayant suivis (es) la formation niveau 1 désirant approfondir et optimiser leurs performances en modes organisationnels internes vis-à-vis de leurs managers.
Participants : • Assistantes ayant suivies la formation niveau 1 • Assistantes ou secrétaires de direction confirmées
Objectifs : • Définir ses priorités (évaluer le contenu de son poste et les besoins des clients internes) • Développer des méthodes et des outils pour être plus efficace (optimiser la gestion partagée du temps, apprendre à évaluer la charge de travail pour mieux gérer les demandes, savoir hiérarchiser ses priorités et celle de ses interlocuteurs) • S'adapter aux personnalités des différents managers (savoir communiquer et négocier, transmettre une information, négocier)
Programme : 1. Environnement réglementaire et définition • Analyser le contenu de sa " job description " et cerner les missions principales de sa fonction Étude de cas : détailler le contenu de son poste et en visualiser les grands axes à l'aide d'un mind mapping. Évaluer sa marge de manouvre, son autonomie et son positionnement vis-à-vis de chaque manager de l'équipe • Identifier la cartographie des besoins des " clients internes " pour comprendre leurs exigences et leurs motivations > Mettre en évidence les objectifs et contraintes de chacun de ses managers > Pointer le mode de fonctionnement et le type de management de chacun Exercice d'application : élaboration d'un tableau synoptique de toutes ces données
2. Auditer son mode organisationnel et adopter une méthodologie d'efficience • Reconnaître les forces et débusquer les faiblesses de son organisation Exercice d'application : construction de son propre tableau d'analyse des dysfonctionnements Partage d'expériences : mutualisation des meilleures pratiques et apport de solutions pertinentes • S'approprier les outils d'aide à l'organisation > Les outils du temps partagé et de la gestion du temps (agenda, tableaux de bord, messagerie) > Le suivi partagé des dossiers • Évaluer la charge de travail et hiérarchiser ses priorités > Chasser les comportements chronophages > Intégrer les notions de délais, de durée et de faisabilité pour planifier et coordonner les tâches > Distinguer l'urgent de l'important et identifier les tâches à forte valeur ajoutée Exercice d'application : hiérarchisation des activités et des tâches sur la matrice de Mintzberg
3. Fédérer les managers autour d'une méthode de travail commune • Mettre en place une organisation personnalisée Étude de cas : élaboration des nouvelles règles du jeu de sa multicollaboration, en fonction des besoins et des contraintes communes • Définir des règles de travail > Créer des rythmes de réunion et reporting conformes aux objectifs du service > Imaginer des tableaux de bord ou des procédures de simplification
4. Communiquer et négocier : deux facteurs de succès dans la multicollaboration • Relayer l'information : écouter et reformuler avec fidélité > Faire preuve d'analyse et de synthèse et chasser les distorsions cognitives > Mise en situation : retranscription orale d'une information donnée sans distorsion ni interprétation > Orchestrer les informations tout en maintenant la confidentialité • Optimiser sa communication relationnelle > Être force de proposition : s'accorder un rôle d'interface, de conseil et d'alerte > S'affirmer avec assertivité dans les situations délicates (conflits, jeux de pouvoir, demandes contradictoires) > S'adapter aux spécificités des personnalités " difficiles " Jeu de rôle : prise de position ferme, négociation, réponse aux objections, savoir dire non Plan d'action personnel : à l'issue de la formation, les participants sont invités à formaliser les actions qui leur permettront de réussir dans leur quotidien
Durée : • 2 jours
Date et lieu : • Consulter le Planning du mois correspondant ou Nous Contacter • Lieu : hôtel Barcelo à Casablanca • Les horaires sont de 09h à 17h
Formateur : • Diplômée en communication • Consultante spécialisée en développement personnel et communication • Coach certifié
Support et méthodes pédagogiques : • Résolument pratique, cette formation permet, grâce à de nombreux exercices, autodiagnostics et mises en situation, de prendre le recul nécessaire sur son organisation, de s'approprier les méthodes et les outils les plus performants, de les adapter à son environnement et à son mode de travail • Les simulations permettent naturellement une personnalisation des apports et favorisent ainsi une réelle appropriation des méthodes proposées
Frais de participation : • 6 000 Dh HT par personne pour les 2 jours de formation, incluant l’animation, le support de formation, le déjeuner et pauses café
Inscription et conditions : Afin de participer à cette formation, • Prière de télécharger le bulletin d’inscription en cliquant sur : Bulletin d’Inscription. • Ou de remplir le formulaire en ligne en cliquant sur : Formulaire d’Inscription. Nous demeurons bien entendu à votre disposition pour toute précision ou complément d’information.
Contact : • CHIKHI ADIB, au N° Tél. : 022 23 69 57 ou 065 33 03 89 • Par mail : Cet e-mail est protégé contre les robots collecteurs de mails, votre navigateur doit accepter le Javascript pour le voir
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